一、“零庫存”模式發展背景

“零庫存”這一概念最早可以追溯到20世紀60年代,日本豐田汽車公司實施的全新的生產模式———“JIT”生產制(JustInTime,即準時生產),具體的管理手段則包括:看板管理、單元化生產等技術,最終在生產過程中,實現原材料和半成品的“零”積壓,使得生產效率得到大大地提高,其基本思想是“只在需要的時候,按照需要的量,生產所需的產品”。在醫院環境下,為了保障醫療救助活動的正常進行,醫療藥品與耗材的庫存管理必不可少。但是在保障基本醫療活動的同時,過多的庫存則會占用大量資金以及造成人力、物力的浪費,從而增加醫院的營運成本。對此,只有科學得對庫存進行管理,才可以有效地避免資金占用以及資源浪費,降低醫院的成本和風險,增強醫院可持續發展。

二、醫院傳統庫存管理方式及其優缺點

(一)傳統庫存管理方式

絕大多數醫院使用傳統的庫存管理方法,多為“采購-入庫-存儲-領用出庫”模式,一般涉及到藥劑科、設備科等科室,這些科室有相應人員定期清點物資數量,將需要補充的物資,依照使用頻率、使用量及有效期等指標,有計劃的擬定清單報給采購人員進行采購,然后由庫管進行入庫檢查辦理相關入庫手續,并分門別類保存。待售物資通過銷售系統直接進行出庫,耗材等則由使用人填寫領用單,庫管審批、檢查,最后領用出庫。這種方式需要將各種類別、品牌、規格的藥品及耗材都囤積在倉庫,以保障臨床科室在有需求的時候能夠及時為其提供相應的物資。

(二)優勢與不足

1.傳統庫存管理方式的優勢。倉庫通常會定期檢查物資余量,對于余量不足或已領用完的物資會擬定計劃采購補貨,這樣能有效保證倉庫里各類藥品與醫療器械的品類齊全,能夠滿足領用部門的需求。倉庫一般設在醫院大樓內部,藥品和醫療器械分門別類保存,領用部門有需求時只需填寫相應的領用單,將計劃報給倉庫,經過出庫流程最終由專人送達使用科室。其過程只需簡單的審批與庫管領取、配送,距離近,耗時短,配送迅速。2.傳統庫存管理方式的不足。管理人員專業知識相對缺乏,規章制度未落實。目前大多數倉庫管理人員對現代化倉庫管理知識、規章制度缺乏必要了解。工作中只是進行了基礎的記載,對于物資管理中的突發狀況不能以專業的方式應對,工作隨意性大,難以進行切實有效的管理,嚴重會導致物資的不合理消耗增大,造成經濟損失。信息更新不夠及時,存在滯后性。信息系統雖然在存貨管理中得到了一定范圍的應用,但大多數僅僅能夠查詢貨物的品種、規格、庫存量等信息;對物資消耗的時間、空間信息難以及時反饋,現代醫院對物資信息化管理已然有更高的需求。盤存管理意識薄弱。按照規定,醫院物資應進行定期盤查,一般于每月末進行。對于發生盤盈、盤虧的物資,應及時查明原因,并根據庫存物資管理規定,對物資或相應責任人做出適當處理。傳統意識中,大多數負責人認為盤存只是財務部門的職責,其他部門幾乎不參與。實際上盤存需有出入庫管理人員、財務人員、部門負責人等相關人員的參與,才能更加準確、細致得反映庫存物資實際情況。

三、“零庫存”模式在醫院庫存中的實際應用

1.掌握醫院物資最低儲備量與供求信息。醫院并非所有物資都具備成熟的市場條件來實施“零庫存”管理,因此,需要將物資依據緊急程度、供貨難度、需求量等因素,參考以往情形計算權數按序分類排列,不適合使用“零庫存”模式的物資不應盲目加入“零庫存”模式管理體系。2.建立科學、合理的“零庫存”模式管理系統。借助互聯網等手段,盡可能將所有物資的品牌、名稱、規格、供應商等相關信息詳盡錄入系統并定期更新維護。同時對供應商的反饋時長、送貨速度、驗收合格率等指標也應進行記載。對于不能滿足臨床需求的物資進行重點分析,重新決定該類產品是否繼續采用這種模式,對于不能達到采購需求的供應商提出整改或適當舍棄。3.資質好的供應商是“零庫存”模式實施的重要前提。這一模式的實質是將庫存物資的存貨壓力轉嫁給供應商,對供應商的選擇除了要考慮配送物資的質量是否合格,是否能保證充足的供貨,還要考慮其配送是否能滿足對供貨時間的需求。一旦符合要求,下一步就是就“零庫存”模式需求與供應商充分溝通并形成書面合同,提供法律層面的保障。在能力范圍內盡可能擴大供應商的選擇數量,可供選擇的供應商越多,市場競爭越激烈,服務水平就會越成熟,遇到突發狀況時也能有更多的選擇。4.“零庫存”模式運行需要各部門的團結協作。采購人員的采購時間將變為不定時、有需求時采購,采購頻率會大大降低,工作量會隨著具體醫療環境的變化而變化;過去使用人直接在庫房領用或醫院配送人員配送,中間運輸環節省時,轉嫁給供貨商送貨,使用部門不可避免需經歷更長的等待時間;庫管人員需要去各使用部門進行現場驗收,辦理相關入庫出庫手續,改變了工作流程。因而,各環節的人員要適應新的庫存管理模式的變化,全力配合,充分估計新的管理體系帶來的影響,做出科學、合理的人員培訓與調整。

四、“零庫存”模式的現實意義與不足

“零庫存”模式是個相對的概念,并不是指完全沒有庫存,而是通過對庫存進行控制與管理,使庫存數量趨近于“零”,并非絕對為零。其中,用于急救的藥品,市場供應緊張的物資,或是政策上有要求的物資等,仍舊需要適量儲備。這一概念建立在能完全保障臨床需求之上,是通過各種現代化管理途徑將供貨商物資信息與醫院實時需求相結合,以實現醫院庫存合理、科學管理的一種模式。

(一)“零庫存”模式的優越性

1.減少庫存,降低存貨資金的占用量。傳統的存貨管理方法容易導致大部分流動資金被物資占用。而在“零庫存”模式下,物資種類、庫存量大幅度減少,節省空間,其占用的資金也降到了最低,有效降低了采購與存儲成本,節約了資金,可以將資金應用到其他項目,增加使用率,提高經濟效益。2.能夠降低物資的存儲成本與管理費用。依據傳統管理藥品及耗材的方法,倉庫中需留有相當數量的存貨以備不時之需,此時需要耗費水電等倉庫成本、日常消耗及人員成本。在“零庫存”模式下,存貨占用空間大大減少,管理人員也能相應減少,極大降低了庫存管理成本。3.物資損耗情況得到極大改善。傳統庫存管理方法中庫存物資需要專人專業保管,由于不同物資所需存放環境不同,部分物資存在易碎易燃等特殊情況,物資周轉慢的情況下容易發生物資過期、變質或跌價損失,此時需要耗時耗力對其進行退換、作減值準備等相應處理。在“零庫存”模式下,由于庫存物資減少,發生此類情況的頻率也大大降低,對為數不多的物資進行管理,能極大提高管理的精準性,降低事故率。4.更好管理物資質量,規避風險。由于“零庫存”模式下庫存物資數量極少,其保管過程更加精細化,更好保證了質量;且藥品與耗材品種、有效期等周轉速度快,能夠及時更新,一定程度上避免了因市場變化帶來的風險,物資質量得到極大的保障。

(二)“零庫存”模式可能存在的不足

1.對信息系統要求高。考慮到藥品與醫用耗材的特殊性,實施“零庫存”模式必須確保物資能及時、安全的供應。物資的采購及出入庫需要計算機進行科學的整理,物資名稱品類需條理清晰,能依照市場變動第一時間更新所有物資情況,隨時提供最新信息。同時需要讓臨床科室、物資管理部門與供應商之間保持溝通的順暢與高效,不因信息系統的漏洞或故障而延誤患者的病情。2.要求各部門配合默契。“零庫存”模式下,供應商、倉庫、臨床科室任一環節對接失誤,都會造成藥品缺乏、醫療耗材缺乏的情況,為倉庫管理工作造成了負面影響,更為臨床工作帶來了巨大隱患。此時要求各方人員充分發揮主觀能動性,合理、有序地溝通協作,保障供應鏈不斷裂,不對患者造成影響。3.存在信息共享風險。醫院環境下大多使用內網,部分環境下的部分場合才會使用外網,主要是為了保證醫院內部信息的安全性。大數據時代催生的“信息共享”,一方面有助于人能根據突發狀況臨時調整計劃,提高供應鏈管理的效率;另一方面,在人們享受其便利的同時,受到內部網絡被攻擊,內部信息被竊取的威脅。這種信息風險在醫院環境下尤為致命。

結論

“零庫存”模式屬于一種特殊的管理學概念,該模式的運用需要具體考察醫院的實際情況,不能盲目全盤變動。只有在研究過后,各方面條件成熟的情況下,由點及面逐步推行,有效提升醫院庫存管理水平,整合資源,促進醫院合理、科學、健康發展,通過內部管理水平的提升,完善工作,更好服務患者。

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